คุณลักษณะและฟังก์ชันการทำงานของระบบโทรศัพท์สำนักงาน

ในสภาพแวดล้อมของสำนักงาน การสื่อสารที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ การสื่อสารที่ดีในระดับพื้นฐานหมายถึงการสื่อความหมายที่อย่างชัดเจนและรัดกุม ดังนั้นระบบโทรศัพท์สำนักงานและการสื่อสารโทรคมนาคมโดยรวมของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบผสมผสานในปัจจุบัน 

เพื่อช่วยให้คุณเลือกตู้สาขาโทรศัพท์ที่เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจ บทความจึงเขียนขึ้นเพื่ออธิบายเกี่ยวกับคุณลักษณะและฟังก์ชันการทำงานของระบบโทรศัพท์สำนักงาน

ระบบโทรศัพท์สำนักงานคืออะไร?

ระบบโทรศัพท์สำหรับธุรกิจเป็นวิธีการสื่อสารกับสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ โดยใช้โทรศัพท์หรืออุปกรณ์ที่ติดตั้งไว้สำหรับทีมของคุณโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น คุณอาจเคยเห็นตู้สาขาโทรศัพท์ถูกใช้ในสถานศึกษาหรือทางการแพทย์ พนักงานหรือสำนักงานแต่ละคนจะมีหมายเลขต่อที่ต่างกัน เพื่อให้สามารถโอนสายไปยังบุคคลที่เหมาะสมภายในองค์กรได้อย่างง่าย เป็นต้น

ระบบโทรศัพท์ธุรกิจประเภทต่าง ๆ

ประโยชน์หลักประการหนึ่งของระบบโทรศัพท์สำนักงานคือมีหลายประเภทเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก มีระบบเครือข่ายโทรศัพท์ในสำนักงานสามประเภทหลักที่คุณอาจเลือกใช้ 

ระบบโทรศัพท์หลายคู่สาย

ระบบโทรศัพท์หลายคู่สาย คือ ระบบที่การโทรทั้งหมดถูกควบคุมจากส่วนกลางโดยการกำหนดเส้นทางผ่านระบบโทรศัพท์หลัก ระบบหลักจะรับสายเรียกเข้าทั้งหมดแล้วโอนไปยังบุคคลหรือแผนกที่เหมาะสม

โดยทั่วไปแล้วผู้ให้บริการจะใช้เครือข่ายโทรศัพท์สาธารณะแบบสลับสาย (PSTN) หรือที่เรียกว่าโทรศัพท์พื้นฐานแบบดั้งเดิม การใช้ระบบนี้ต้องอาศัยสายโทรศัพท์ที่มีคุณภาพ ข้อดีที่สำคัญของระบบประเภทนี้คือสามารถคัดกรองการโทรและติดตามการสื่อสารได้อย่างง่ายดาย 

ระบบตู้สาขาโทรศัพท์

ระบบตู้สาขาโทรศัพท์ คือ ระบบแลกเปลี่ยนสาขาส่วนตัว (ระบบ PBX) เป็นระบบโทรศัพท์พื้นฐานที่เชื่อมต่อโทรศัพท์ตั้งโต๊ะทุกเครื่องกับอีกเครื่องหนึ่งโดยใช้สายเคเบิล ข้อดีที่สำคัญของระบบประเภทนี้คือคุณไม่จำเป็นต้องพึ่งพาการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อโทรออกหรือรับสาย 

ระบบโทรศัพท์ VoIP

Voice over internet protocol (VoIP) ใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตเพื่อโอนสายภายใน เป็นระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ประเภทหนึ่งที่การโทรทั้งหมดจะทำผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และต้องใช้ฮาร์ดแวร์ ข้อดีที่สำคัญของระบบประเภทนี้คือคุณไม่จำเป็นต้องติดตั้งฮาร์ดแวร์ราคาแพง เพราะสามารถใช้งานแบบไร้สายได้ทั้งหมด 

คุณสมบัติของระบบโทรศัพท์สำนักงาน

การเรียนรู้เกี่ยวกับคุณลักษณะหลักของระบบโทรศัพท์สำนักงานสามารถช่วยให้คุณเลือกคุณลักษณะที่เหมาะสมสำหรับทีม เนื่องจากระบบเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้การสื่อสารในสำนักงานโดยเฉพาะ ดังนั้นคุณลักษณะจึงเน้นที่การผสานรวมที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้  

สำนักงานระยะไกล

ระบบโทรศัพท์ที่สามารถจัดการการทำงานแบบผสมผสานเป็นสิ่งจำเป็นในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบัน คุณอาจมีเพื่อนร่วมงานที่ทำงานบางส่วนหรือทั้งหมดจากที่บ้าน หรือจากที่ทำงานอื่น 

บริการโทรศัพท์ที่ใช้โทรศัพท์มือถือหรือการเชื่อมต่อบรอดแบนด์ทำให้การสื่อสารระหว่างสำนักงานเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว 

โทรกลับและข้อความเสียง

ระบบโทรศัพท์ในสำนักงานช่วยให้คุณมีข้อความเสียงที่เกี่ยวข้องกับงานทั้งหมดได้ในที่เดียว ซึ่งสามารถจัดการและแยกข้อความระหว่างสมาชิกในทีมได้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทีมสำนักงานระยะไกลหรือต่างประเทศ 

ห้ามรบกวน

ในบางครั้งทีมของคุณจำเป็นต้องโฟกัสกับงานโดยไม่ถูกรบกวนจากสายเรียกเข้า ตู้สาขาโทรศัพท์เฉพาะสำหรับสำนักงานสามารถหลีกเลี่ยงการรบกวนด้วยคุณสมบัติ 'ห้ามรบกวน' ที่จะปิดเสียงสายเรียกเข้าทั้งหมด 

บล็อกการโทรที่ไม่ระบุชื่อ

ระบบโทรศัพท์ธุรกิจสามารถบล็อกผู้โทรที่ไม่ระบุตัวตนเพื่อป้องกันการโทรรบกวนหรือการโทรจากแฮ็กเกอร์ สิ่งนี้จะช่วยประหยัดเวลาของทีมและอาจปกป้องจากการละเมิดข้อมูล

การโอนสายและการตรวจสอบ

ระบบโทรศัพท์สำนักงานช่วยให้คุณสามารถโอนสายไปยังสมาชิกในทีมที่เหมาะสมได้ การโอนสายเป็นวิธีการกำหนดเส้นทางการโทรที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากผู้โทรและผู้รับสายสามารถเชื่อมต่อกันได้ทันที ไม่ว่าสมาชิกในทีมคนใดจะรับสายในตอนแรก 

ประโยชน์ของการใช้ระบบโทรศัพท์ธุรกิจ

ประโยชน์ของการใช้ระบบโทรศัพท์มาจากการปรับปรุงการสื่อสาร ต่อไปนี้เป็นข้อดีบางประการของโทรศัพท์ธุรกิจ

ทำงานได้จากทุกที่

ตู้สาขาโทรศัพท์ทำให้เกิดความคล่องตัว ทีมของคุณสามารถทำงานได้จากทุกที่ด้วยการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตหรือโทรศัพท์ตั้งโต๊ะที่กำหนด ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานที่ทำงานจากระยะไกลหรือทำงานในต่างประเทศได้ การทำเช่นนี้สามารถประหยัดเงินได้มากในแง่ของค่าโทรระหว่างประเทศ 

โทรทางไกลถูกกว่า

ระบบโทรศัพท์ที่โฮสต์มักจะคิดค่าบริการตามการสมัครสมาชิกรายเดือนหรือรายปี ซึ่งตรงข้ามกับค่าบริการต่อการโทร หมายความว่าทีมของคุณสามารถโทรทางไกลได้ไม่จำกัด โดยมีค่าใช้จ่ายคงที่ 

การบริการลูกค้าชั้นยอด

มีหลายวิธีที่โทรศัพท์ธุรกิจสามารถปรับปรุงการบริการลูกค้าได้ การต่อสายตรงอัตโนมัติเป็นวิธีที่ดีในการลดความยุ่งยากที่อาจเกิดขึ้นเมื่อลูกค้ากำลังรอเชื่อมต่อ โดยคุณสามารถตั้งค่าข้อความเหล่านี้เพื่อแนะนำลูกค้าไปยังตัวแทนหรือแผนกที่เหมาะสม อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งข้อความรอสาย เล่นเพลงแบบพักสาย ทำให้เสริมภาพลักษณ์ของแบรนด์บริษัทพร้อมแจ้งโปรโมชั่นต่าง ๆ ได้อีกด้วย

การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

ระบบการโทรช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ ไม่เพียงแต่คุณสามารถโทรหาเพื่อนร่วมงานและใช้การโทรแบบหลายทางได้ แต่บางแผนยังมาพร้อมกับส่วนเสริมที่ให้คุณแชร์เอกสารและแผนงานต่าง ๆ เพื่อทำการแก้ไขแผนตามเวลาจริงในขณะทำการโทรศัพท์ 

สนใจติดตั้งตู้สาขาโทรศัพท์ ติดต่อ บริษัท เน็ททริกซ์ คอร์ปฯ เราเป็นตัวแทน จำหน่าย และเป็นผู้ให้บริการด้านธุรกิจโทรคมนาคมจาก AIS true move H dtac โดยเฉพาะบริการโทรศัพท์พื้นฐานผ่านโครงข่ายโทรคมนาคมระบบ 5G ซึ่งได้รับใบอนุญาตจากคณะกรรมการกิจการกระจายเสียงและ กิจการโทรคมนาคมแห่งชาติ (กสทช.) 

ตู้สาขา PABX ที่ เน็ททริกซ์ ช่วยให้ท่านสามารถใช้บริการ โทรฟรี 24 ชั่วโมง ผ่านเครือข่ายระบบ 5G ไปยังหมายเลขโทรศัพท์เคลื่อนที่ ทุกเบอร์ ทุกระบบ ทุกเครือข่าย ทำให้ประหยัดค่าค่าโทรศัพท์ได้มากกว่า 50% เมื่อเทียบกับการโทรออก ผ่านเครือข่ายโทรศัพท์พื้นฐานแบบปกติ (PSTN) และยังเป็นการเพิ่มคู่สาย โทรศัพท์พื้นฐาน แบบพิเศษสำหรับการใช้งานโทรออก เพื่อลดค่าใช้จ่ายโดยเฉพาะ ซึ่งท่านไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งคู่สายโทรศัพท์แบบเดิม ๆ ให้ยุ่งยากอีกต่อไป

ที่มาข้อมูล : ringcentral.com