ทำความเข้าใจระบบ PABX

เวลาและเทคโนโลยีได้เปลี่ยนแปลงรูปแบบโทรศัพท์ของผู้บริโภคอย่างมีนัยสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับนวัตกรรมล่าสุดคือระบบตู้สาขาโทรศัพท์ธุรกิจ VoIP (Voice Over Internet Protocol) 

ปัจจุบันการสื่อสารทางธุรกิจกลายเป็นเรื่องง่ายและคุ้มค่า “IP” ใน VoIP ถือเป็นจุดเริ่มต้นของยุคใหม่ของการสื่อสารทางธุรกิจ โดยมีอินเทอร์เน็ตเป็นเทคโนโลยีการขนส่งพื้นฐาน ไม่ใช่แค่สายเคเบิ้ลโดยทั่วไป เทคโนโลยีระบบโทรศัพท์ เช่น ระบบ PABX จะใช้ Voice Over Internet Protocol เพื่อมอบประสบการณ์การสื่อสารทั่วโลกที่ยกระดับให้กับธุรกิจ 

ระบบตู้สาขาโทรศัพท์คืออะไร?

ตู้สาขาโทรศัพท์ ย่อมาจาก Private Automatic Branch Exchange System เป็นระบบโทรศัพท์ธุรกิจที่ใช้สำหรับการสื่อสารภายในและภายนอกธุรกิจ ทำผ่านช่องทางต่าง ๆ เช่น แอนะล็อก, ISDN หรือ VoIP

ตู้สาขาโทรศัพท์ช่วยให้ธุรกิจขยายได้มากมายด้วยหมายเลขต่อเดียว สิ่งนี้ช่วยลดความจำเป็นในการใช้โทรศัพท์บ้านหลายสายที่เชื่อมโยงกับเครือข่ายสาธารณะ ระบบตู้สาขาโทรศัพท์มีทั้งแบบโฮสติ้งและแบบออนพรีมิส ที่ทำให้แบรนด์เข้าถึงผู้บริโภค หรือทำให้ผู้บริโภคจับต้องแบรนด์ได้มากขึ้น โดยรันบนฮาร์ดแวร์ 

ระบบ PABX จึงเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับสตาร์ทอัพ หรือองค์กรขนาดใหญ่หลายแห่ง

ความแตกต่างของ PABX และ PBX 

หลายคนยังไม่คุ้นเคยกับคำว่า PABX เพราะเป็นคำที่ค่อนข้างใหม่ แท้จริงแล้ว PBX และ PABX เป็นระบบสลับสายโทรศัพท์ แต่ PABX เป็นเวอร์ชันปรับปรุงของ PBX แบบดั้งเดิม

ในระบบ PBX แบบดั้งเดิมตัวดำเนินการสวิตช์บอร์ดในชุมสายโทรศัพท์จะใช้เพื่อกำหนดเส้นทางการโทร ผู้ให้บริการเหล่านี้ต้องเสียบสายด้วยตนเองเพื่อติดต่อไปยังผู้รับที่ต้องการ แต่ในระบบ PABX นั้นได้เลิกใช้ชิ้นส่วนแบบแมนนวลแล้วเปลี่ยนมาใช้คอมพิวเตอร์แทนเพื่อทำให้กระบวนการสวิตช์เป็นแบบอัตโนมัติ 

PABX ทำงานอย่างไร?

PABX หรือ ตู้สาขาโทรศัพท์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพวิธีการสื่อสารของธุรกิจภายใน กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก และลูกค้า ตู้สาขาโทรศัพท์ทำงานเป็นเครือข่ายโทรศัพท์ส่วนตัวภายในที่มีโมเด็ม อะแดปเตอร์ เราเตอร์ เครื่องโทรศัพท์ และเครื่องแฟกซ์ สิ่งนี้ช่วยลดความจำเป็นในการเข้าถึงเครือข่ายสาธารณะภายนอกเมื่อทำการโทรภายในองค์กร 

ผู้โทรจะกดหมายเลขต่อที่เกี่ยวข้อง แล้วนำไปยังสายรับที่ต้องการ
ระบบตอบรับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR) จะเล่นตัวเลือกที่บันทึกไว้ล่วงหน้าและแจ้งให้ผู้โทรพูดหรือกดปุ่มเพื่อตอบสนอง โดยจะวิเคราะห์การตอบสนองและส่งต่อไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ 
นอกจากนี้ PBAX บนคลาวด์ยังสามารถเชื่อมต่อกับรายชื่อทีมที่ใช้ร่วมกันได้อีกด้วย แทนที่จะเป็นโทรศัพท์เครื่องเดียว ดังนั้น ในกรณีที่ตัวแทนไม่ว่าง ตัวแทนที่ว่างคนถัดไปสามารถรับข้อมูลได้

นอกจากนี้ ธุรกิจยังสามารถโทรออกและรับสายได้ทั่วโลกด้วยอัตราที่คุ้มค่า การโทรผ่าน VoIP ช่วยให้บริษัทต่าง ๆ ตอบสนองผู้ชมต่างประเทศ ทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในต่างประเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ และจัดการทีมระยะไกล

คุณสมบัติที่สำคัญของระบบ PABX

• การต่อสายอัตโนมัติ: พนักงานต้อนรับแบบดิจิทัลจะเชื่อมต่อผู้โทรไปยังหมายเลขต่อที่ต้องการโดยอัตโนมัติ
• โทรกลับอัตโนมัติ: ช่วยให้เจ้าหน้าที่โทรล่วงหน้าไปยังสายโทรศัพท์ที่ใช้งานอยู่และต่อสายกลับเมื่อสายว่าง
• พักสายโทรศัพท์: พนักงานสามารถพักสายในโทรศัพท์ที่ต้องการ แล้วสนทนาต่อบนอุปกรณ์อื่น
• รับสาย: พนักงานสามารถรับสายในนามของผู้รับรายอื่นได้
• การบันทึกการโทร: สามารถบันทึกเอกสาร ข้อมูล ตรวจสอบ หรือวัตถุประสงค์อื่น ๆ ได้
• สายเรียกซ้อน: ระบบสามารถจัดการกับการโทรต่อเนื่องหลายสายพร้อมกันได้
• ห้ามรบกวน (DND): เพื่อบล็อกการโทรที่ไม่จำเป็น ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง
• IVR (Interactive Voice Response): ระบบตอบรับอัตโนมัติที่ชาญฉลาด โดยผู้โทรสามารถได้รับคำตอบสำหรับคำถามทั่วไปในทันที
• แบบสำรวจหลังการโทร: เพื่อวัดความพึงพอใจของลูกค้าและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่
• กลุ่มของสายเรียกเข้า: สามารถจัดกลุ่มหมายเลขต่อหลายหมายเลขเป็นหนึ่งเดียว ทำให้โทรศัพท์หลายเครื่องสามารถส่งเสียงพร้อมกันหรือเป็นลำดับได้
• SDAP: ความสามารถในการปรับคุณภาพการโทรให้เหมาะสมโดยอัตโนมัติโดยไม่มีค่าธรรมเนียมทางเทคนิค
• กล่องจดหมายที่ใช้ร่วมกัน: เพื่อเพิ่มการมองเห็นในการสื่อสารระหว่างลูกค้าและตัวแทนทั้งหมด
• สลับการโทร: สลับการโทรหาผู้ให้บริการโทรศัพท์รายต่าง ๆ เพื่อลดปัญหาการเชื่อมต่อระหว่างโทร
• โทรด่วน: ใช้ทางลัดสำหรับหมายเลขต่อเพื่อติดต่อแผนกอื่นหรือพนักงานได้โดยง่าย

วิธีการเลือกระบบตู้สาขาที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจ
คุณสามารถเลือกระบบตู้สาขาโทรศัพท์ได้หลายประเภทขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะทางธุรกิจ

1. PABX แบบดั้งเดิม

• โทรศัพท์พื้นฐานและขึ้นอยู่กับกล่องฮาร์ดแวร์จริง 
• ระบบ PBX สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก 
• ฮาร์ดแวร์ของ PBX ต้องการพื้นที่จำนวนมากและต้องบำรุงรักษาเป็นประจำ
• ต้นทุนฮาร์ดแวร์สูง

• สามารถปรับใช้ได้ทั้งระบบตู้สาขาแบบแอนะล็อก แบบดั้งเดิม และโทรศัพท์ระบบไอพี
• คุณภาพเสียงที่ดีกว่าตู้สาขาแบบเดิม

3. IP PABX  

• การย้ายสำนักงานไม่ยุ่งยาก เนื่องจากโทรศัพท์เชื่อมต่อด้วยสายอินเทอร์เน็ต
  ระบบ PABX มาพร้อมกับฟังก์ชันการทำงานขั้นสูง เช่น ความเสถียรของการโทร, ข้อความเสียงไปยังอีเมล, การสนทนาทางวิดีโอ, การผสานรวมกับมือถือ, บัญชีการโทร, การกู้คืนจากภัยพิบัติ และอื่น ๆ

4. PABX บนคลาวด์ บนโฮสต์

• รองรับทั้งการโทรเข้าและโทรออก
• เสนอหมายเลขโทรศัพท์ระหว่างประเทศ ซึ่งเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดหากธุรกิจอยู่ในระดับโลก
• ไม่มีการซื้อฮาร์ดแวร์หรือค่าติดตั้ง มีเพียงค่าบริการรายเดือนทำให้เป็นตัวเลือกที่ใช้งานได้จริงสำหรับทุกธุรกิจ

• ระบบตู้สาขาโทรศัพท์บนคลาวด์รุ่นที่เบากว่า
• ไม่มีคุณสมบัติที่ไม่จำเป็นบางอย่าง
• เป็นตัวเลือกที่คุ้มค่าที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง 

การเข้าใจพื้นฐานของระบบ PABX สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในที่ทำงานได้ ตู้สาขาโทรศัพท์ PABX ที่ เน็ททริกซ์ ช่วยให้ท่านสามารถใช้บริการ โทรฟรี 24 ชั่วโมง ผ่านเครือข่ายระบบ 5G ไปยังหมายเลขโทรศัพท์เคลื่อนที่ ทุกเบอร์ ทุกระบบ ทุกเครือข่าย ทำให้ประหยัดค่าค่าโทรศัพท์ได้มากกว่า 50% เมื่อเทียบกับการโทรออก ผ่านเครือข่ายโทรศัพท์พื้นฐานแบบปกติ (PSTN) และยังเป็นการเพิ่มคู่สาย โทรศัพท์พื้นฐาน แบบพิเศษสำหรับการใช้งานโทรออก เพื่อลดค่าใช้จ่ายโดยเฉพาะ ซึ่งท่านไม่ต้องเสียเวลาติดตั้งคู่สายโทรศัพท์แบบเดิม ๆ ให้ยุ่งยากอีกต่อไป

ที่มาข้อมูล: https://callhippo.com