สิ่งที่ได้จากการติดตั้งตู้สาขาโทรศัพท์

ห้องที่เต็มไปด้วยแผงสวิตช์โทรศัพท์และผู้ควบคุมอาจเป็นเรื่องในอดีตไปแล้ว แต่ธุรกิจยังคงต้องติดต่อกับบุคคล หมายเลขภายใน และแผนกต่าง ๆ ซึ่งในปัจจุบันมีการเชื่อมต่อด้วยเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตที่เรียกว่า PABX 

PABX (Private Automatic Branch Exchange) ย่อมาจาก การแลกเปลี่ยนสาขาอัตโนมัติส่วนตัว เป็นระบบอัตโนมัติ ต่างจากระบบ PBX แบบแมนนวล เดิมทีผู้ควบคุมแผงสวิตช์โทรศัพท์ต้องเร่งรีบในการเสียบสายทองแดงเข้ากับพอร์ตเมื่อเชื่อมต่อผู้โทรทางธุรกิจ แต่ปัจจุบันตู้สาขาโทรศัพท์ หรือ PABX ทำการเชื่อมต่อแบบอัตโนมัติ ระบบ PABX ส่วนใหญ่โฮสต์บนคลาวด์ ดังนั้นธุรกิจจึงไม่จำเป็นต้องมีฮาร์ดแวร์และผู้ควบคุมสวิตช์บอร์ด ซึ่งในบทความต่อไปนี้เราจะอธิบายถึงสิ่งที่ได้รับจากการติดตั้งตู้สาขาโทรศัพท์ และวิธีทำงานของตู้สาขาโทรศัพท์

PABX คืออะไร และทำหน้าที่อะไร?

เทคโนโลยีโทรศัพท์บนอินเทอร์เน็ต เช่น VoIP และ PABX กลายเป็นสิ่งสำคัญทางธุรกิจ ที่ช่วยให้ลูกค้าสามารถติดต่อคุณได้ โดย VoIP เป็นเทคโนโลยีที่ดูแลการส่งข้อมูลเสียง วิดีโอหรือข้อความ ในขณะที่ PABX จัดการการเชื่อมต่อ

PABX สามารถบันทึกข้อความ โอนสาย และสลับคิวพักสายได้ ทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารที่มีคุณลักษณะครบถ้วน ด้วยการผสานรวม CRM และการโต้ตอบแบบกำหนดเอง เพื่อช่วยเหลือพนักงานในองค์กรและสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าของธุรกิจ

ระบบ VoIP, PABX และ PBX แตกต่างกันอย่างไร?

• PABX –  เทคโนโลยีที่เชื่อมต่อผู้โทรเข้ากับเครือข่ายภายในองค์กร และนำเสนอคุณสมบัติทางธุรกิจ เช่น การโอนสาย ในระบบ PABX ข้อมูลและซอฟต์แวร์ทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้ในคลาวด์และทำงานผ่านอินเทอร์เน็ต ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องใช้สายและโทรศัพท์บ้าน
• PBX –  เป็นระบบแมนนวลแบบเก่า ที่ต้องมีผู้ควบคุมสวิตช์บอร์ด 
• VoIP PABX –  VoIP (Voice-over Internet Protocol) เป็นเทคโนโลยีสำหรับการโทรผ่านอินเทอร์เน็ต การติดตั้งตู้สาขาโทรศัพท์ในปัจจุบันช่วยให้ธุรกิจต่าง ๆ สามารถใช้ VoIP ได้ 

เหตุผลที่ควรติดตั้งตู้สาขาโทรศัพท์

ประโยชน์หลักของการเปลี่ยนไปใช้ตู้สาขาโทรศัพท์ PABX คือการลดต้นทุนให้กับธุรกิจ เครือข่ายแอนะล็อกเป็นส่วนที่มีราคาแพงมากในการดำเนินองค์กร 

ด้วย VoIP และ PABX ที่โฮสต์บนคลาวด์ ไม่ต้องมีสวิตช์บอร์ดใด ๆ เนื่องจากข้อมูลการโทรทั้งหมดได้รับการจัดการโดยผู้ให้บริการ ระบบ PABX ส่วนใหญ่ทำงานโดยใช้แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ สามารถปรับขนาดได้อย่างไม่จำกัด ช่วยให้ระบบการสื่อสารของคุณเติบโตไปพร้อมกับธุรกิจ 

PABX ยังมีประสิทธิภาพอย่างมากอีกด้วย ใช้เวลาตอบสนองการโทรเร็วกว่าการใช้สวิตช์บอร์ดแบบมีเจ้าหน้าที่ควบคุม จึงมอบประสบการณ์ที่ดีกว่าให้กับลูกค้า ซึ่งส่งผลให้มีแนวโน้มกลับมาใช้บริการอีกครั้ง นอกจากนี้ยังสามารถปรับแต่งคุณสมบัติต่าง ๆ เช่น เพลงพักสายและเสียงตอบรับ 

คุณสมบัติทางธุรกิจที่มาพร้อมกับระบบ PABX

• การโอนสายและโอนสายที่ปรับแต่งได้ -  การติดตั้งตู้สาขาโทรศัพท์ PABX ที่ดีที่สุดช่วยให้คุณสามารถปรับแต่งพนักงานต้อนรับเสมือนจริงที่บันทึกไว้ล่วงหน้าเพื่อให้ผู้โทรของคุณได้รับประสบการณ์ส่วนตัวมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ฟังก์ชันที่นำเสนอ ได้แก่ การจดจำเสียงพูดและการเปลี่ยนเส้นทางการโทร 
• IVR (การตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ) –  คือเสียงที่บันทึกไว้ล่วงหน้าและข้อความอัตโนมัติที่ทักทายผู้โทรและเสนอตัวเลือกต่าง ๆ เช่น หมายเลขที่จะกดสำหรับฟังก์ชันใด ตามหลักการแล้ว คุณต้องปรับแต่งข้อความนี้เพื่อให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้นและเข้าถึงแบรนด์ได้มากขึ้น
• อุปกรณ์ที่ยืดหยุ่น –  ระบบ PABX บนคลาวด์ช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานจากอุปกรณ์ใดก็ได้ทุกที่ในโลก รวมทั้งเพื่อนร่วมงานที่อยู่ห่างไกลประสบปัญหาในการติดตั้งซอฟต์แวร์ มอบความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพด้านเวลามากกว่าในยุคแรก ๆ ของ VoIP
• การบันทึกและการคัดกรองการโทร –  เป็นฟังก์ชันที่ระบบ PABX ขั้นสูงได้รวบรวมไว้
• การตรวจสอบและการวิเคราะห์ –  การตรวจสอบการโทรให้ประโยชน์ทางธุรกิจที่มีคุณค่า เช่น การเน้นย้ำถึงปัญหาคอขวดของบริการลูกค้าในช่วงเช้าวันจันทร์
• ข้อความเสียงเป็นข้อความหรืออีเมล –  ฟังก์ชันข้อความเสียงเป็นมาตรฐานสำหรับระบบ PABX แต่สิ่งที่ดีที่สุดคือมีคุณลักษณะพิเศษเพิ่มเติม เช่น ตัวเลือกในการให้ข้อความเสียงส่งอีเมลถึงคุณเป็นไฟล์ MP3 ที่สามารถเข้าถึงได้ทันที